Het moment dat je start met je bestuursjaar, heb je misschien een idee van wat je te wachten staat of juist totaal niet. Een aantal dingen zijn zeker: je gaat veel lol hebben, veel over jezelf leren en dit jaar nooit meer vergeten. Al zijn er wel een aantal dingen die ik had willen weten, toen ik aan het besturen was. Daarom deel ik graag acht dingen die ik zelf had willen weten tijdens mijn bestuursjaar
1 Niemand kan met iedereen samenwerken
Samenwerken kan lastig zijn, maar hoort bij het besturen. Je werkt samen met je bestuur, met je commissies, met andere verenigingen/stichtingen, noem het maar op. Heel veel mensen doen alsof ze met iedereen kunnen samenwerken, maar dat is niet zo.
Iedereen heeft/kent mensen die qua werkhouding of verantwoordelijkheidsgevoel in je allergie zitten. Verwacht niet dat je met iedereen in je bestuur even goed kunt samenwerken. Sommige mensen zijn zelfs zo anders dat je er niet mee kunt werken. Echter, elke persoon heeft een eigen bijdrage en kracht die hij/zij kan inzetten tijdens het besturen. Net zoals jij ook een toevoeging bent aan jouw bestuur, omdat je totaal anders bent dan je bestuursgenootjes.
Vind je het lastig om jullie manier van samenwerken bespreekbaar te maken? Gooi dan eens de volgende vraag op: waar zou een bestuur bestaande uit vijf keer jouw persoonlijkheid goed in zijn en waar zouden er dan juist weer gebreken ontstaan? Dan kun je vervolgens samen zoeken naar hoe je elkaar kunt aanvullen.
2 Bespreek situaties waar je moeite mee hebt vanuit jezelf
Iedereen leeft in diens eigen waarheid. Daarmee bedoel ik dat als ik zeg “zoooo ik heb wel 20 minuten zitten wachten joh” en de ander zegt “nou ik was maar 5 minuten te laat”, de waarheid ergens in het midden ligt. Iedereen beleeft situaties anders. Als je je hiervan bewust bent, is het makkelijker om bepaalde situaties bespreekbaar te maken.
Als er iets gebeurd waar je moeite mee hebt en je wilt dat bespreekbaar maken, bespreek dit dan over hoe je dit hebt beleefd. Ga nooit in dingen als “dat is niet waar!” zeggen en probeer ook het gevoel van de ander te erkennen. Hierdoor haal je vaak al de grootste boosheid er af, aangezien je iemand wel erkent in diens emoties.
3 Het rommelt niet alleen in jouw bestuur
Tijdens mijn bestuursjaar was ik secretaris voor een koepelorganisatie van studieverenigingen. Daardoor kreeg je veel mee van wat er bij allerlei besturen gebeurde. Wat mij vooral erg opviel is dat heel veel bestuurders denken dat alles bij andere besturen helemaal geweldig is en dat hun eigen bestuur het enige bestuur is, waarbij het wel eens rommelt.
Iedereen heeft wel eens ruzie in diens bestuur en lang niet alle besturen eindigen als vrienden voor het leven. Ook al staan ze nog zo blij en lief met elkaar te doen op Instagram, je weet nooit wat er in de bestuurskamer/groepsapp zich allemaal afspeelt.
Het komt ook nog weleens voor dat één bestuurslid buiten de boot valt. Dat ligt niet aan diegene en ook niet aan de rest van het bestuur. Soms lopen dingen nou eenmaal zo. Als je daar moeite mee hebt, probeer het dan bespreekbaar te maken. Ook ontstaan er binnen besturen soms “kampen” of “groepjes”. Bespreek af en toe met elkaar of dit bij jullie het geval is en of niet iemand zich compleet buitengesloten voelt. Is dat wel het geval, dan heb je misschien aan het volgende punt wat!
4 Plan ook regelmatig leuke uitjes met elkaar
Het is goed voor de samenwerking om af en toe gewoon wat leuks met elkaar te plannen. En dan niet één of andere suffe “met elkaar leren samenwerken-escaperoom”, maar gewoon echt iets leuks! Dat is veel beter voor het verbeteren van het groepsgevoel/samenwerking (als dat nodig is), dan iets nuttigs.
Ga bijvoorbeeld bowlen of ga naar de Efteling! Maak tradities met elkaar. Denk aan samen lunchen of dineren voor of na de bestuursvergadering. Ga op bestuursweekend. Pak samen een sport op. Het maakt mij niet uit, maar doe iets waardoor je elkaar beter leert kennen en samen kunt gaan lachen.
5 Vergaderingen zijn over het algemeen niet leuk
Vergaderingen zijn vaak zoooo langdradig. Soms zijn ze zelfs heel vervelend, aangezien de meningen erg uiteen kunnen lopen. En jij bent niet de enige die dat vindt… Ook al doet iedereen of het super leuk is dat besturen en lekker dingen ‘bepalen’, niemand vindt vergaderen leuk. Echter, het moet wel gebeuren.
Daarom is het belangrijk dat je de vergadering wel altijd goed afsluit. Wellicht heb je de grootste ruzie gehad met die ene bestuursgenoot, maar sluit het altijd af met een drankje. Denk aan samen koffie/thee drinken, nog even een borrel pakken of op een andere manier die de kou uit de lucht haalt (mocht dat nodig zijn).
6 Oud-bestuurders zijn een vloek en een zegen
Oud-bestuurders helpen je graag met hun kennis en kunde. Maak daar ook gebruik van. Zij hebben hetzelfde meegemaakt als jij, dus ze kunnen je goed raden. Dit hoeft niet per se iemand te zijn die in je Raad van Toezicht of Raad van Advies zit. Oud-bestuurders kennen de klappen van de zweep en houden hun mond wel als jij hen iets in vertrouwen vertelt.
Aan de andere kant kan het wel zijn dat zij zich iets te betrokken voelen. Dit kan er voor zorgen dat de vereniging of stichting daar onder gaat lijden. Ik heb meerdere keren gezien dat oud-bestuurders te betrokken blijven. Dat is niet gezond voor hen en niet voor jou. Probeer desnoods via andere oud-bestuurders het gesprek aan te gaan met deze bestuurders. Zij hebben vaak een gezamenlijk verleden en snappen waar de overbetrokken bestuurder vandaan komt.
Wat ik wel geleerd heb is dat het verstandig is om je oud-bestuurders met respect te behandelen en er bij stil te staan dat deze mensen vaak allang zijn afgestudeerd. Dus mocht je hen willen betrekken bij je vereniging door middel van oud-bestuurders activiteiten (en dat vinden ze vaak best leuk) houd er dan rekening mee dat zij niet meer om 21:00 uur met borrelen willen beginnen, maar vaak al afhaken.
Wil je meer weten over hoe oud-bestuurders denken? Klik dan hier!
7 Je hoeft niet bij elke activiteit aanwezig te zijn
Uiteraard is het goed als je bij de activiteiten die je zelf organiseert aanwezig bent, maar probeer ook activiteiten te verdelen onder de verschillende bestuursleden. Je hoeft jezelf niet te bewijzen en als anderen beginnen op te scheppen met “in mijn tijd…” of aangeven dat zij vinden dat je overal bij moet zijn, klinkt dat echt als een hun probleem.
Maak met je bestuur een planning met wie wanneer sowieso gaat en wie als buddy mee gaat. Houd je daar ook aan. Heb je tijd om aan te sluiten, ga dan vooral! Maar ga je niet haasten of overwerken, want daar help je niemand mee.
8 Neem ook tijd voor jezelf
Even verder op het vorige kopje ingaan in het kader van “werk jezelf geen burn-out”: plan tijd voor jezelf. Pak je agenda er bij en kijk of je een dagdeel voor jezelf kunt vrij maken. Mijn vaste me-time avond was de maandagavond. Echt heerlijk!
Ga dan echt iets doen waar je heel veel zin in hebt. Speel een spelletje, lees een boek, ga sporten en je vooral even niet bezighouden met je bestuur. Het is goed om even afstand van dingen te nemen om zaken in perspectief te zien. Of het nou gaat om meningsverschillen, gedoe onder leden, taken die gedaan moeten worden of andere dingen, soms moet je afstand nemen.
Samenvattend
Een bestuursjaar gaat niet over rozen. Dat is niet erg, dat hoort er bij. Maar het is wel een van de leukste jaren die je ooit gaat hebben. Door al deze situaties leer je super veel over jezelf en over hoe jij reageert.
En uiteraard kun je echt wel eens je bestuursgenoten achter het behang plakken en wil je weleens de handdoek in de ring gooien, maar aan het einde van het jaar kun je trots zijn op alles wat je hebt gedaan en hebt geleerd. Plus je maakt vrienden voor het leven door je bestuursjaar, soms binnen en soms buiten je bestuur.
