Carrière Carrièretijger

EHBO: Eerste hulp bij overleggen

Alles en iedereen wil tegenwoordig ergens over overleggen of over vergaderen. De hoeveelheid overleggen kunnen je soms aanvliegen. Niet getreurd! Ik geef je een EHBO-kit, waarmee je in het vervolg met minder stress bij je overleggen zit.

Ik geef gelijk toe dat ik dit door schade en schande wijzer ben geworden. Sommige ervaringen zijn eigen ervaringen, andere ervaringen komen van anderen. Het lijkt veel werk, maar als je dit goed bijhoudt scheelt het je uiteindelijk werk. 

Plan vooruit

Als het mogelijk is, kijk dan of je zoveel mogelijk weet wat er in je agenda staat. Dus kijk elke eerste werkdag van de week wat er aan komt. Vergeet de week daarop niet!

Maak in je papieren of digitale agenda een notitie met alle belangrijke overleggen die komen gaan. Zo weet je altijd wat komen gaat.

Ik raad je aan om de week voor je overleg een deadline in je agenda te zetten. Als er stukken aangeleverd moeten worden, weet je dat het overleg komen gaat en verstuur je ze op tijd. De aanwezigen hebben dan genoeg tijd om zich voor te bereiden. 

Daarover gesproken….

Voorbereiden

Kijk met wie je het overleg hebt. Zijn er externen bij? Kijk even op LinkedIn of je de persoon kunt vinden, zodat je weet wie je voor je hebt. Je wilt niet heel nonchalant of zelfs onverschillig overkomen. Weet je niet welke organisatie het is? Google het even.

Controleer goed waar het gesprek daadwerkelijk over gaat. Dat kan aan de hand van mailwisseling, gewoon de titel van het agenda verzoek of de voor te bereiden stukken. Uiteraard weet je het belangrijkste onderwerp, maar ga je over het hele onderwerp praten of ga je juist over een deelonderwerp overleggen?

Zorg dat je dat op de hoogte bent van de laatste actualiteiten. Zijn er notulen van het overleg ervoor, neem die door. Daarnaast controleer je de actiepunten die er stonden. Heb jij jouw actiepunten opgepakt en zo niet waarom heb je dat niet gedaan? 

Uiteraard hoef je niet elk overleg tot in detail voor te bereiden, maar voor jezelf is het wel handig om eerst te controleren of het voor dit overleg wel of niet nodig is.

Wat ik zelf graag doe is de belangrijkste agenda punten op een rijtje zetten. Dit is geen echte vergadering geweest, maar louter een voorbeeld.

Benodigdheden

Neem een notitieboekje en pen mee. Hier kun je tijdens je voorbereiding eerst doorbladeren om te zien wat er vooraf ging. Daarnaast kun je er wat aandachtspunten voor het overleg in schrijven.

Tijdens het overleg kun je direct je actiepunten noteren. Schrijf ook wat belangrijke beslissingen of overwegingen op. Als je dat met de hand schrijft in plaats van het op je laptop typt onthoud je het beter. Alleen als jij de notulist bent, dan is een laptop vaak handiger. Je kunt dan snel typen, het achteraf makkelijk uitwerken en rondsturen.

Is het een lang overleg, neem dan een glas water mee. Dan kun je af en toe een slok nemen en blijf je gehydrateerd. Dat scheelt je hoofdpijn achteraf. Koffie en thee is uiteraard ook goed, als je maar iets te drinken bij je hebt. Dat is het belangrijkste.

Leg je spullen alvast klaar op je bureau, zodat je gewoon een pen en je notitieboekje kan pakken zodra je moet gaan.

Na afloop

Je hebt de hele ochtend overleggen gehad en bent waarschijnlijk nu helemaal gaar. Dit is een goed moment om het even te laten voor wat het is. Als het kan, loop dan even een rondje buiten. Als je binnenkomt, neem wat te drinken en kijk naar je aantekeningen.

Zelf vind ik het prettig om als ik veel geschreven heb in mijn notitieboekje, het samen te vatten op een post-it.

Dit is een voorbeeld van hoe ik zelf aantekeningen maak. Dit is geen echte vergadering geweest. Probeer je aantekeningen kort en bondig te houden. Zelf zet ik altijd AP voor actiepunten die voor mij gelden.

Dat neem ik over in mijn planner, zodat ik snel de belangrijkste actiepunten bij elkaar heb staan. Plan je actiepunten in je agenda. Als het kan blokkeer dan tijd in je agenda. 

Ben jij de notulist geweest? Zorg dat je binnen vijf werkdagen de notulen uitgewerkt hebt en hebt verstuurd aan de aanwezigen. Laat het eerst door de voorzitter goedkeuren, zodat je geen foute informatie verspreid. 

Wat ik zelf altijd doe is zaken opslaan op datum. Dan ik het snel terug vinden op mijn laptop. Als ik deze post wil opslaan, dan sla ik dat als volgt op:

20200707 EHBO: Eerste hulp bij overleggen

Mocht ik dan later willen weten wat er tijdens dat overleg is afgesproken maar ik de naam van het overleg niet meer weet, hoef ik alleen maar op mijn laptop de datum op te zoeken. 

Zorg dat je je notitieboekje bij de hand hebt. Je kunt je actiepunten dan eenvoudig overnemen op je to-do lijstje.

Dus hoe ga je zonder aftakeling naar je vergadering?

Zorg dat je je vooruit plant, je overleg voorbereid, je benodigdheden bij je hebt en dat je het goed afsluit. Doe dat en je zult niet snel meer voor verrassingen komen te staan.

Disclaimer: de foto’s die gebruikt worden als voorbeeld zijn gemaakt voor deze post. Het is louter ter illustratie. Zoals je kunt zien zou het op zondag 5 april hebben plaats gevonden, dus dat kan niet. Het is puur bedoeld om te laten zien hoe ik mijn aantekeningen maak.

Ciao Bella!

Dit vind je misschien ook leuk...