Net zoals de rest van de wereld houd ik niet zo van verrassingen, daarom plan ik mijn week graag vooruit. Dat doe ik elke zondagavond. Ondertussen is dat zo’n gewoonte geworden, dat ik er binnen tien minuten mee klaar ben.
Tevens doe ik het, omdat ik anders merk dat werk en privé bij mij te veel in elkaar over gaan lopen. De “ow maar dat kan vanavond ook nog wel” of de “dat doe ik wel op mijn vrije dag” gewoontes maken het nog lastiger om thuis te kunnen ontsnappen. Daarom heb ik al mijn agenda’s strikt gescheiden, alleen dan moet ik ze nog wel een keer bij elkaar voegen om zo een goed overzicht van mijn week te kunnen maken.
De struggle van het altijd en overal aantekeningen en lijstjes bijhouden
Op dit moment heb ik drie lijsten/agenda’s in mijn leven die ik bijhoud: mijn werk, mijn privéleven en blog. Ik blok voor werk gewoon tijd en de rest van de tijd mag ik daarvoor niet gebruiken van mijzelf.
Maak die afspraak met jezelf. En als mensen dan toch een beroep op je doen, kun je gewoon zeggen “nee dan kan ik niet”. Het gaat mensen vervolgens helemaal niets aan waarom jij niet kunt. Zij zijn zelf ook niet beschikbaar als het hen niet uitkomt.
Ik schrijf niet alle details in mijn weekplanning. Die laat ik lekker in de betreffende agenda staan. Ik wil gewoon een globaal overzicht van mijn lijsten/agenda’s. Dus de eerste stap in mijn planning is het verzamelen van mijn bulletjournal, werktelefoon en notitieboekjes.
Waar vind ik wat?
Pak alle dingen waar je afspraken in bijhoudt er even bij. Dus check je werkagenda, je collegerooster, je telefoon, bullet journal, etc. Vervolgens pak je een planner, agenda of je bullet journal er bij en ga je daar een overzicht maken. Voor dit voorbeeld gebruik ik een papieren agenda. Dat vind ik zelf prettig werken. Digitaal kan uiteraard ook.
Dit overzicht leg je aan het eind van je inplan moment op een plek neer waar je het snel kunt vinden, zodat je wanneer je maar wilt er een blik in kunt werpen.
Stap 1: plan je alvast je werk/studiedagen en de vaste afspraken in
Zet als eerste je werk- of studiedagen er in. Vooral als je onregelmatige diensten hebt is dat fijn. Dan kun je om je werkdagen heen plannen. Zet daarna je vaste afspraken er in. Ik volg twee keer per week balletles op vaste dagen. Die lessen zet ik er dus al in. Daarnaast zet ik ook altijd eventueel medische afspraken er gelijk in. Zoals de fysiotherapeut of de tandarts moet je niet vergeten.
Stap 2: Plan urgente/belangrijke dingen in
Denk aan je overleggen, colleges, lessen en nog meer van dat. Als het je meer rust geeft om de tijd ruim in te plannen, doe dat dan vooral. Zo houd je tijd over voor dingen als het pakken van drinken of even afleiding. Schrijf ook de afspraken op die je met je familie, vrienden of anderen hebt er in.
Stap 3: Codeer je afspraken op kleur
Door middel van het coderen met kleuren kun je met een oogopslag de afspraken vinden die je zoekt. Als je een vast kleurenschema gebruikt, is het makkelijk om snel te zien wat er de komende tijd aan komt.
Stap 4: Plan je hobby’s en sociale leven in
Dit is belangrijker dan je misschien denkt, maar blokkeer hier echt tijd voor. Afgezien dat sommige hobby’s gewoon tijd kosten qua oefeningen is het ook gewoon belangrijk om tijd te nemen om bij te komen. Voor mij is bloggen ook mijn hobby is valt dat ook onder mijn ontspanningsuren.
Plan ook één moment per week voor jezelf. Gebruik dat moment om gewoon op dat moment te bedenken wat je gaat doen. Speel je favoriete game, kijk een nieuwe serie of lees een boek. Maar voel je vooral niet schuldig dat je die tijd pakt.
Stap 5: Plan reistijd en voorbereidingstijd
Soms moet je op locatie werken. Plan daarom reistijd en “tasinpaktijd”. Vooral nu we thuiswerken is het echt even wennen als je de deur uit moet. Je moet ineens rekening houden met dat je niet na je ontbijt gelijk achter je laptop kan zitten, maar dat je je netjes moet aankleden, je reistijd hebt, je spullen in je tas zitten etc., etc..
Extra stap: plan je de to-do’s en bekijk even je maandplanning
Schrijf je to-do’s op. Dit kan onderaan de dag of op een post-it. Schrijf ook deadlines op die eraan komen. Dus moet je over twee weken je aanmelden voor een tentamen of moet je volgende maand een project opleveren? Schrijf dat nu al in je agenda, zodat je geen stress hebt om wat er nog aan moet komen. Je kunt je er namelijk op voorbereiden.
Eindresultaat
Door dat je alles al voor je hebt liggen kom je niet voor verrassingen te staan. Je kunt je tijd ook beter bewaken. Je weet namelijk dat je dan “dit” hebt en dan “dat”. Door tijd voor jezelf in te plannen en voor je hobby’s bewaar je ook beter je werk/privébalans.
Je hebt een contract voor een x-aantal uur. Door tijd te blokken voorkom je dat je teveel gaat werken. Tevens kun je op zondagavond je huisgenoten, familie, partner of wat dan ook al voorbereiden dat je deze week op bepaalde tijden niet beschikbaar bent. Dan heb je louter nog last van de pakket bezorger.
Vraag ook actief naar de planning van je huisgenoten. Wellicht hebben zij ook belangrijke dingen als tentamens, deadlines voor werk, belangrijke overleggen of zijn zij deze week niet thuis. Dan kun je meer rekening met elkaar houden en afspraken maken over hoe je met elkaar omgaat. Dit voorkomt ook “jij houdt geen rekening met mij!”-ruzies.
Samenvattend
Zorg dat je elke week een moment inplant om de aankomende week even voor te bereiden. Dan kom je niet voor onverwachte verrassingen te staan, kun je een tijdspad voor jezelf maken en geef je jezelf meer rust. Codeer op kleur zodat je snel ziet wat je moet doen. Deel je tijdsindeling met de mensen waarmee je in een huis woont, zodat je meer rekening met elkaar kunt houden.
