Ruim jij ook je kamer alleen maar op als je moet studeren? Worden jouw planten altijd gewaterd wanneer je eigenlijk een mail zou moeten schrijven naar die ene collega? Ga jij ook spontaan een drie gangen diner voor jezelf maken, terwijl je eigenlijk je administratie had moeten doen? Welkom bij de anonieme uitstellers.
Uitstellen kan veel stress opleveren, want je hebt constant het gevoel dat je nog wat moet doen. Wat belangrijk is bij uitstelgedrag is er achter komen waar het vandaan komt. Hoe ontstaat je uitstelgedrag en hoe voorkom je dat je in de problemen komt door je uitstelgedrag.
Probleem: Ik stel zelfs mijn uitstelgedrag uit, waardoor ik bang ben dat ik dingen niet op tijd af krijg. Dit levert mij veel stress op.
Vandaag doorlopen we het stappenplan aan de hand van een normale werk/studeerdag. Naast je dagelijkse werkzaamheden heb je ook een projectplan dat je moet schrijven. Dat ben je aan het uitstellen. Waarom? Omdat het waarschijnlijk heel lang duurt, voordat je het af hebt.
Een mail beantwoorden heb je zo gedaan, waardoor je vrij snel iets van je to-do list af kan strepen. Een overleg staat waarschijnlijk in je agenda, dus dat krijgt daarom ook voorrang. Maar met dat projectplan moet je echt nog starten en dat is zo veel werk dat je er tegen op ziet.
Je stelt het schrijven van het projectplan uit… en je stelt het nog een keer uit… en nog een keer… en op een gegeven moment schrik je, want over twee weken is de deadline al! De volgende keer start je echt op tijd…
Hoe los je dit op en hoe voorkom je dit in de toekomst? Daar gaan we het vandaag over hebben en met dit stappenplan maak je een einde aan de stress.
Stappenplan voor als je nog niet aan het uitstellen bent
Eerst gaan we het hebben over hoe je uitstelgedrag voorkomt. We moeten dus een projectplan schrijven en dat moet binnen 10 weken af zijn.
Stap 1 Bereken hoeveel tijd je denkt er aan kwijt te zijn
Zodra je de opdracht van je baas of docent krijgt moet je gaan berekenen hoeveel tijd je er aan kwijt bent. Die tijd zul je namelijk bij stap 2 in je planning moeten gaan verwerken.
Studie opdracht
Tijdens je studie is dat vrij eenvoudig. Dan kijk je gewoon naar het aantal studiepunten wat je voor een opdracht krijgt. 1 studiepunt (ECTS) staat gelijk aan ongeveer 28 uur studeren(bron). Dus als je 10 punten voor de opdracht krijgt weet je dat je ongeveer 280 uur daar mee bezig gaat zijn.
Trek daar je hoor-/werkcolleges, presentatie en projectteam/werkgroep overleggen van af. Dan weet je wat je ongeveer overhoudt aan zelfstudie uren. Is het een groepsopdracht? Deel dan ook de uren door het aantal teamleden. Stel je semester duurt 8 weken, verdeel de uren dan over 6 á 7 weken. Dan heb je 1 week speling.
Dus korte berekening:
- 10 ECTS betekent dat je 280 uur in 8 weken moet gaan verdelen.
- 280 uur – 16 (2 uur per week hoorcollege) – 32 (4 uur per week werkcollege) – 24 (3 uur per week overleg met werk/projectgroep) = 208
- 208 : 7 weken = 29 uur per week zelfstudie
Dit klinkt echt als super veel, maar dat valt in de praktijk erg mee. Vooral als je je realiseert dat je waarschijnlijk dus met een groep samen werkt. Over het algemeen is dit ook je enige vak dus het valt echt mee (weet ik uit ervaring).
Het werkende leven
Als je wilt weten hoeveel tijd je als werkende aan een opdracht moet besteden, vergelijk het dan met een ander projectplan. Heb je zelf geen referentie materiaal? Vraag dan aan een collega hoe lang hij/zij inschat dat het gaat duren.
Stap 2 plan de uren in
Blok in je planner uren om aan het projectplan te werken. Zeg niet wat je af moet hebben, maar zeg wel tegen je zelf dat je aan het plan moet zitten. Maak dus geen to-do lijst, maar een can-do lijst. Hoe dat moet lees in een vorige Stressless.
Stap 3 plan tussen het schrijven door een aantal momenten waarop je iets anders doet
Geef jezelf bijvoorbeeld een half uur de tijd om je mail weg te werken. Je kunt ook om je overleggen of colleges heen plannen. Dan heb je namelijk even een moment om te resetten, zodat je weer met een frisse blik aan het projectplan begint.
Stap 4 Stel een herinnering in om het te gaan doen
Zet een melding in je telefoon of outlook die je er aan herinnert dat je echt aan de bak moet. Zet hier desnoods de consequentie bij. Denk daarbij aan het niet halen van 10 studiepunten of het niet nakomen van de gemaakte afspraken met je werkgever. Als jij beter werkt met een beloning kun je er voor kiezen om de beloning in je reminder te zetten.
Wat ik bijvoorbeeld tijdens mijn studie als reminder aan mijzelf stuurde was “nu echt aan implementatieplan zitten anders herkansing”. Maar je kunt er ook van maken “nu echt aan implementatieplan zitten en daarna lekker terrasje pakken met Kim”.
Stap 5 Ga gewoon aan de slag
Okay en dan moet je er echt aan geloven en echt aan de slag gaan! Des te sneller je aan het werk gaat des te eerder je het af hebt. Dan kun je het zelfs nog finetunen voordat je het uiteindelijk inlevert. Meestal helpt het om de klus die je het meest vervelend vind of het grootst lijkt als eerste te doen.
Stappenplan als je alles al uitgesteld hebt
Och heden… Je zit al twee weken voor de deadline en je zit nu met zoveel werk dat je nog moet doen… Okay adem in, adem uit… We gaan dit even samen tackelen.
Stap 1 Definieer wat je nog moet doen
Ga voor de eerste 2 stappen even een half uurtje zitten. Dit moet je even echt goed op orde krijgen. Ten eerste moet je definiëren wat je nog moet doen. En dan heb ik het niet over wat je kunt doen, maar wat echt MOET.
Denk hierbij aan de eisen van het beoordelingsformulier na lopen of aan de eisen van je werkgever aan een projectplan. Schrijf dit op een papiertje en leg dat in je zicht. Plak het desnoods voorop je notitieboek. Doe het vooral niet digitaal, want dan gaat het op in de massa en je moet dit bij de hand houden.
Stap 2 Blokkeer alle lege uren voor het doen wat je hebt uitgesteld
Een extra tip hier bij is het vooral in de ochtend te plannen. Dan ben je nog fris en kun je het gelijk tackelen. Mailtjes kun je ook aan het einde van de dag doen. Dus plan aan het einde van je werkdag een mailhalfuurtje in, maar de overige uren buiten je overleggen om zijn voor het projectplan.
Stap 3 Zet je computer en telefoon in focusmode
Dat zorgt er voor dat je geen meldingen krijgt van chats. Als het echt spoed is kan men je altijd bellen via teams. Over bellen gesproken… Zet je ook web-whatsapp en telefoon uit. Zo word je niet onnodig afgeleid tijdens het bikkelen aan het projectplan.
Je kunt bijvoorbeeld je telefoon door middel van Forest op een soort ‘blokkeer’stand zetten. Dan kun je je telefoon niet openen. Diezelfde app kun je ook voor Google Chrome gebruiken, waardoor je bijvoorbeeld niet naar Social Media sites kunt afdwalen.
Stap 4 Stel je verwachtingen bij
Alles lijdt onder uitstelgedrag. Ja ook als je zegt “ik werk super goed onder druk”. Je hebt namelijk niet meer de tijd die je er voor zou hebben als je niet had uitgesteld. Dus stel je verwachtingen bij als het gaat om een cijfer of als het gaat om hoe uitgewerkt je iets kunt opleveren.
Stap 5 lever op tijd op wat je op moet leveren
Ga niet de perfectionist uit hangen. De consequentie van uitstellen is dat je werk er onder gaat lijden. Dus ook al ben je nog zo’n grote perfectionist, jouw baas of docent weet niet wat jij ook op had kunnen leveren en te laat in leveren doet alleen maar (nog meer) af van wat je nu aanlevert.
Je kunt beter iets wat goed is op tijd opleveren, dan iets wat perfect is te laat. Dan heb je namelijk niet aan de opdracht voldaan. Bij je studie kan het zelfs zijn dat je automatisch in de herkansingsperiode terecht komt.
Loop dus dat lijstje wat je bij stap 1 hebt gemaakt af en zet een vinkje bij alles wat je af hebt. Dit kun je in etappes doen, maar ook aan het eind. Zelf vind ik het fijner om elke dag één keer na te lopen wat ik al heb gemaakt en wat ik nog moet doen.
Samenvattend
Uitstelgedrag is heel vervelend. Uitstelgedrag voorkomen is beter dan het achteraf proberen weg te werken. Je moet enigszins aanvaarden dat je werk altijd lijdt onder uitstelgedrag, Echter, door het maken van een realistische planning en jezelf reminders te sturen kun je ervoor zorgen dat de hoeveelheid uitstelgedrag tot een minimum wordt beperkt.
Ben je toch gaan uitstellen? Geen zorgen, er is nog geen man over boord. Stel je verwachtingen bij over wat je gaat opleveren en zorg dat het in ieder geval aan alle eisen voldoet. Mocht je toch op tijd klaar zijn, kun je het altijd nog perfectioneren.
Ten slotte nog een tip: heb je de neiging tot uitstellen? Bedenk dan hoe vervelend je het vond dat je niet op tijd begonnen.
