Plannen en organiseren

Planner hacks voor een papieren planner

Of je nou een papieren of een digitale planner hebt, planners worden snel een rommeltje. Uiteraard is een rommelige planner beter dan een lege planner, maar met deze tips en tops krijg je papieren planner weer op orde. 

Soms kan het handig zijn om weer even een opfrismomentje te hebben. De punten die worden aan gedragen ga je waarschijnlijk herkennen, maar het is prettig om alles weer even opgesomd te hebben.

Zelf gebruik ik een Moleskine agenda, omdat daar een notitiepagina per week bij zit. Een ander type planner die ik veel gebruikt hebt, is Filofax. Echter, ik heb een A5 formaat dus daarvoor moet ik wel echt ruimte maken in mijn tas. 

Kleurcoderingen

Een tip zo oud als de weg naar Rome, maar gebruik in je planner aparte kleuren voor verschillende thema’s. Gebruik voor medische afspraken bijvoorbeeld rood, dat valt goed op. Geef sport afspraken ook een andere kleur dan werkafspraken.

Tijdens mijn studie gaf ik de vakken verschillende kleuren. Die kleuren stemde ik af met de kleuren van mijn notitieboekjes waarin ik mijn aantekeningen maakten. 

Je kunt kleurcoderen door middel van het gebruik van gekleurde pennen of door middel van markeerstiften. Zelf gebruik ik markeerstiften, namelijk Zebra Mildliners. 

Zelf gebruik ik geel voor sporten en geef ik mijn projecten een contrasterende kleur.

Post-its

Zorg dat je altijd een post-it in je notitieboekje of op je bureau hebt liggen, waar je de belangrijkste afspraken van de komende week/maand kunt opschrijven. Die post-it kun je vervolgens overnemen in je agenda, waardoor alle afspraken gelijk goed in je planner staan. 

Post-its kun je ook gebruiken om wat extra aantekeningen bij afspraken te maken. Misschien heb je nog actiepunten vanuit een overleg of voor een project wat je moet doen. Schrijf het op de post-it dan valt het extra op.

Je kunt mij bijna niet zo gelukkig maken als met verschillende soorten post-its. Dit zijn de types die ik het meeste gebruik.

Boekenleggers, paperclips en indexen

De meeste papieren boekenleggers komen tegenwoordig wel met een touwtje of een liniaal waarmee je de juiste week open kunt slaan. 

Je kunt zelf ook extra boekenleggers maken door middel van het paperclips. Plaats een paperclip bij een bepaalde deadline of in je verlofweek dan kun je het makkelijk vinden. 

Je kunt belangrijke data ook met indexen aangeven. Deze kun je verkrijgen in verschillende kleuren, maten en soorten. Je kunt ze zelfs met hondjes en pinguïns krijgen. 

Ook de indexen en paperclips kun je gebruiken voor kleurcoderingen.

Kondig belangrijke data aan

Houd een lijst bij met aankomende deadlines, herinneringen en waarschuwingen. Weet je dat je in september een afspraak in het ziekenhuis hebt, zet dat in augustus al op een post-it. Dan voorkom je namelijk een dubbele afspraak.

Moet je voorafgaande aan een vergadering een aantal stukken verzenden, zet dan twee weken voorafgaande aan de vergadering een notitie in je planner dat je dit moet gaan doen. Vervolgens zet je de week voor de vergadering in je agenda dat je het verstuurd. Dan heeft iedereen het op tijd ontvangen en kun je daar geen stress meer van krijgen.

Dit is een voorbeeld van hoe ik het doe. Dit is uiteraard niet mijn echte “belangrijke data”. Maar het geeft je in ieder geval een indruk.

Maandoverzicht

Schrijf een notitie met belangrijke dingen die deze maand op de planning staan en maak die vast in de eerste week van de betreffende maand. Je kunt het vastmaken met een paperclip of met washitape. Dan heb je een soort heads-up/samenvatting van je maand. 

Als je het met een paperclip vast zet kun je de lijst meenemen door je maand heen. Zelf laat ik die lijst altijd aan het eind van de maand in mijn planner zitten, zodat ik een datum makkelijk kan terugvinden als dat nodig is. 

Hierbij een voorbeeld van een maandoverzicht. Dit is uiteraard niet mijn echte maandoverzicht.

Projectoverzicht

Zelf hang ik aan de kaft van mijn agenda altijd een overzicht met projecten. Wat moet er voor worden opgeleverd? Zijn er belangrijke evenementen die op het programma staan? Welke belangrijke overleggen staan er gepland? Vooral tijdens mijn studie was dat handig. 

Projectoverzichten kun je ook voor je eigen leven maken. Volg je misschien een cursus? Schrijf belangrijke data op. Doe je een sport? Schrijf hier je aankomende wedstrijden. Wil je een taal leren? Houd door middel van een projectoverzicht bij hoe je progressie gaat en welke doelen je hebt.

Zelf heb ik een projectoverzicht van mijn cursus Chinees in mijn agenda. Ik benader cursussen namelijk ook altijd een beetje als een project…

Happy planning!

Dit zijn mijn hacks voor een overzichtelijke papieren planner. Iedereen is anders en heeft een eigen voorkeur voor het gebruik van de planner. Kijk wat voor jou het beste uitkomt en wat je daadwerkelijk nodig hebt. Al zweer ik wel bij post-its, maar dat was je misschien al opgevallen.

Ciao Bella

Dit vind je misschien ook leuk...